Entrevista

Orientado a aplicar la metodología Métrica V3 / UML

Herramientas StarUML / Objecteering

A partir del primer contacto de solicitud de realización del sistema informático:


Entrevista


Esta aplicación va destinada a la empresa de venta de productos asturianos, ProduAstur, que está situada en el I.E.S. Dr. Fléming de Oviedo - Asturias, propiedad de ...

ProduAstur es una empresa, situada en el centro de la ciudad en la que trabajan x personas encuadradas en la siguiente estructura

propietarios, vendedores, ..., reponedores, administrativos, comerciales, ...

Esta empresa dispone de empleados que trabajan en la venta de productos asturianos, y tiene contratados los servicios de una gestoría para la gestión contable, IVA, subvenciones y otros servicios relacionados con su actividad.

El paso previo a la realización de la entrevista consistió en adquirir los conocimientos necesarios para conocer la gestión estándar de este tipo de empresas, conocimiento de las características de los artículos que se manejan, canales de distribución, proveedores relacionados con este tipo de comercio, gestión de los servicios que prestan estas empresas, etc.

Los conocimientos respecto a la empresa tipo y su gestión antes de realizar la entrevista facilitan conocer de antemano algunas de las funciones principales de la aplicación, es decir, llevan a pensar que se tiene que realizar una aplicación de gestión con funciones típicas de gestión y otras propias de una empresa de venta de productos asturianos. Teniendo en cuenta que no se puede plantear una aplicación que no sólo contenga funciones que se utilizarán en la actualidad, sino también deben de estudiarse funciones que puedan resultar necesarias en un futuro, ya que, es de esperar, que la empresa crezca.

Se planificaron tres entrevistas concertadas con el personal responsable de la empresa aunque se considera la posibilidad de ampliar el número de las mismas, en el caso de que los conceptos/requerimientos no queden suficientemente claros.

Para la realización de la entrevista se planifican los contactos con el personal idóneo para su realización y los correspondientes cuestionarios en función de los resultados que se pretenden obtener.


Primera Entrevista


En la primera entrevista se recaban datos sobre el funcionamiento de la empresa, disponibilidad de medios informáticos, hardware y software y una visión general de las pretensiones de la aplicación, ...

Sobre la disponibilidad de medios informáticos se concluyó la necesidad y disposición de la empresa de ir hacia una mejora manifiesta de los medios, taréa que se realizará dentro del propio estudio del sistema.

Extranet de ProduAstur

Propuesta inicial (Intranet / Gestión presencial)
  • Servidor Oracle.
  • Un Equipo Pc por cada puesto de trabajo (instalación específica).
  • Equipos Pc para administración (instalación específica).
  • Una impresora media, en red, por cada dos puestos de trabajo.
  • Impresora de alto rendimiento, en red, para administración.

 

En el momento actual dispone de un ordenador con el sistema operativo “Windows 2000 ” sin conexión a Internet, impresora y fax.

Sobre la disponibilidad del software se concluyó que para la gestión de la empresa no utilizaban ninguno, lo cuál les provocaba mucha pérdida de tiempo en almacenar la información en clasificadores de archivos y en cálculos de beneficios, gastos, entrada artículos y salida de estos, pedidos tanto de clientes como de proveedores y facturas.

Se obtuvieron los conocimientos necesarios sobre el funcionamiento general de la empresa en cuanto a su gestión, particularmente sobre artículos, ofertas, ventas, compras y cobro y pago de facturas tanto de clientes como de proveedores, a continuación se resume lo comentado por nuestros contactos sobre el funcionamiento general de la empresa.

En cuanto a los artículos se entiende que existen dos clases diferentes de estos, por un lado estan los artículos comprados a cualquier proveedor y por otro lado los artículos manufacturados, la mayoría de ellos proceden de promociones de artículos realizadas por los proveedores que le suministran, su coste es más bajo o son gratuitos para los clientes.

En cuanto a las ofertas, que se realizan ofertas de determinados artículos como pueden ser lotes de conservas, tablas de quesos, etc. La frecuencia de las ofertas es habitualmente cada mes, dependiendo de la temporalidad de los productos, etc.

En cuanto a las ventas de artículos, sólo utilizan pedidos y facturas de cliente.

Reconocieron que ante el aumento de los clientes tanto de la localidad y de la provincia, últimamente varios clientes les había solicitado presupuestos y cada vez eran más frecuentes los pedidos que no podían servir inmediatamente por la falta de artículos o por ser artículos más especiales.

En cuanto a las compras de artículos, utilizan los pedidos, albaranes y facturas de proveedores, pero en muy pocas ocasiones reciben albaranes de entrada. En cuanto a los presupuestos de proveedores, sus proveedores son muy habituales y raramente solicitan ninguno porque los propios proveedores les informan de los artículos nuevos que suministran, de la variación de precios en los artículos y las ofertas que realizan.

En cuanto al cobro y pago de facturas, los clientes más habituales en determinadas ocasiones dejan a deber algunas facturas, que son pagadas con posterioridad, pero los clientes nuevos dejan pagadas sus facturas en la mayoría de las ocasiones. En cuanto a las facturas de proveedores son pagadas inmediatamente.

En cuanto a la visión general de la aplicación se estudió en está primera entrevista de forma parcial, sin entrar en detalle ya que con los datos recogidos es preciso generar nuevos cuestionarios y buscar nuevos interlocutores para avanzar en este tema.


Segunda Entrevista


En la segunda entrevista hablamos sobre la utilización de la aplicación, diseño y las funciones de forma general.

Sobre la utilización de la aplicación se concluye que no son usuarios de programas informáticos. Nunca han utilizado ningún software para la gestión de la empresa. No disponen de personal técnico cualificado.

Como consecuencia del punto anterior la utilización de la aplicación deberá de ser de manejo sencillo, con funciones fácilmente identificacle y dentro de ellas con elementos gráficos y nombres muy intuitivos, por lo que a pesar de no ser usuarios habituales de software, se podrán adaptar a la utilización de la aplicación en un tiempo prudencial sin demasiado esfuerzo (preveer formación para los usuarios).

Se preparan/muestran prototipos para ir definiendo el modo de presentación de la aplicación.

Definidos los problemas de utilización y diseño, pasamos a las funciones que debe de gestionar el sistema a desarrollar.

Funciones básicas sobre la gestión de clientes y consultas sobre dichos clientes.

Funciones relacionadas con la venta de productos asturianos a los clientes, que estaran formadas por presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, ya que como hemos comentado anteriormente cada vez se piden más presupuestos y los pedidos no pueden servirse completamente.

Funciones básicas sobre la gestión de proveedores y consultas sobre dichos proveedores.

Funciones relacionadas con la compra de los artículos a los proveedores, que estaran formadas por pedidos y facturas, ya que los presupuestos de proveedores no tienen en un futuro cercano mucho sentido y los albaranes se sustituirán por alguna función que vaya sirviendo el pedido conforme van recibiendo los artículos.

Funciones relacionadas con añadir, eliminar y consultar las ofertas.

Funciones relacionadas con el cobro y pago de facturas respectivamente para clientes y proveedores, y consultas sobre ellas.

Otras funciones que les serán útiles, a corto plazo, como la gestión de empleados, gestión de catálogos para lo cual es necesario asignar a cada artículo un tipo artículo, lo cuál nos llevó a la gestión de tipo de artículo, gestión del IVA, gestión de recargo de equivalencia y la gestión de forma de pago que sólo estará relacionado con las facturas de cliente ya que con las facturas de proveedor no tiene mucha utilidad, al ser pagadas de forma inmediata y al contado.


Tercera Entrevista


En la tercera entrevista se busca el conocimiento de las funciones de la aplicación de forma detallada.

En esta entrevista se presenta un esquema minucioso (prototipo) con los menú y funciones según los datos recopilados con anterioridad. Se decide el diseño definitivo

Se resumen las funciones rechazadas sobre nuestra propuesta.

Gestión de los gastos particulares de la empresa, es decir, gastos de tipo material de papelería, luz, agua, alquiler y otros gastos que se producirían en el funcionamiento general de cualquier empresa, lo rechazaron porque estos gastos no pertenecían a la contabilidad de venta y compra de artículos, área que les interesa.

Acctualizar los artículos con las facturas de proveedores, lo rechazaron porque existen artículos como por ejemplo, cajas de conservas que adquieren cien unidades y de ellas, el 70% son vendidas al detall, con diferentes precios. Fue propuesta una función dentro de la gestión de artículos que actualizara dichos artículos.

Las funciones que propuestas son las siguientes.

Lo más importante son cinco grandes bloques, que son artículos, clientes, ventas, proveedores y compras.

Las unidades de los artículos debían ser números reales de dos decimales, ya que la venta de dichos artículos se hace en unidades exactas por ejemplo 1 caja de conservas o en unidades no exactas por ejemplo 1,50 kilos de queso. Las porciones de algunos productos comprados a proveedores por ejemplo 1 lote de embutidos se pueden dividir en 20 unidades, cada una de 1 kilo, se consideraría como un artículo comprado aunque no aparezca detallado en ninguna factura de proveedor.

Un artículo se puede eliminar si su stock actual es cero y no está en un catálogo u ofertado.

Se deben de incrementar las consultas propuestas en la gestión de clientes, sobre presupuestos, pedidos y facturas.

Seguir el mismo criterio que en la gestión de clientes pero en este caso en la gestión de proveedores, consultas sobre pedidos y facturas.

En las ventas de artículos se plantea la conexión de los presupuestos con los pedidos y con las facturas, de este modo si un cliente pide un presupuesto que más tarde es confirmado por dicho cliente, pasa directamente a pedido o factura. Los pedidos si son servidos totalmente pasan a factura sin emplear albaranes de salida y en caso contrario, es decir, con la utilización de albarán de salida pasan a una factura pedido con albaranes de salida. En las facturas existe la posibilidad como marca la ley de la devolución.

En las compras de artículos, los pedidos se irá sirviendo independientemente de si fueron servidos mediante albaranes de entrada o directamente, con la opción obligatoria de facturar dicho pedido. En las facturas se permite la devolución de las facturas de proveedores.

Las propuestas de las ventas y compras de artículos fueron consensuadas por ambas partes.

Se plantéa la necesidad de un módulo web para las ventas de los artículos de alimentación.